🕰 Як встигати більше — мій досвід

Плюс про переваги й недоліки тайм-трекінгу в роботі

Привіт! Сьогодні трохи незвичний формат для цієї розсилки — поділюся власним досвідом як встигати більше і розповім, як відстежую час, який витрачаю на роботу. Такий формат корисний чи навпаки не цікаво читати про такі теми? Діліться своїми думками в коментарях або у відповідь на цей імейл.

Я скептично ставлюся до трюків і лайфхаків тайм-менеджменту, але є кілька речей, які допомагають мені бути продуктивнішим. Ділюся п’ятьма порадами зі свого досвіду.

Дисклеймер: мій випадок багато в чому привілейований. У мене немає дітей і я можу планувати свій графік самостійно. Моя робота — desk job, організаційні і менеджерські завдання плюс трохи творчих. Але, думаю, щось з цих порад буде корисно і для вас.

Зображення: ChatGPT

Отже:

1. Відстежуйте, скільки часу витрачаєте на роботу і конкретні завдання. Це дуже допомагає розуміти, куди йде час, краще оцінювати свої сили і якісніше планувати. Відстежувати можна сервісами на кшталт Toggl або й вручну. Про мою систему детальніше читайте нижче.

2. Трюїзм «найкращий відпочинок — це зміна виду роботи» працює. Коли немає сил працювати, але працювати потрібно, я намагаюся прокрастинувати не в соцмережах, а з простішим завданням. Наприклад, коли немає сил написати текст — опублікувати матеріал, який вже написаний: перше завдання потребує включити мозок, а друге більш технічне. Це не рятує від прокрастинації повністю, але допомагає робити її більш продуктивною.

3. Аналізуйте себе і плануйте завдання за рівнем своєї енергії. Це продовження до попереднього пункту, але про усвідомлене планування наперед. Корисно розуміти, коли в тебе менше сил і енергії => планувати на цей час простіші завдання.

Наприклад, в межах дня у мене менше сил рано-вранці і пізно ввечері. Протягом тижня менше мотивації працювати в п’ятницю (втомився від робочого тижня), і навпаки продуктивна неділя (вже відпочив, але ще формальний вихідний і ніхто не відволікає).

4. Деколи потрібно мати періоди глибокої сконцентрованої роботи, коли нічого не відволікає й усі сповіщення вимкнені. Я не можу собі дозволити це часто — спілкування з людьми в різних форматах є великою частиною моєї роботи — але деколи треба. Колись використовував додатки на кшталт Freedom, щоб блокувати відволікання, зараз просто вимикаю сповіщення на телефоні і закриваю зайві вкладки на комп’ютері.

5. Не жертвуйте сном і фізичною активністю. Скільки б не було роботи, за винятком найбільш кризових ситуацій я не жертвую 6,5-7 годинами сну і 8-10 тисячами кроків щодня. Це робить мене довгостроково продуктивнішим для роботи, але також просто підвищує якість життя і допомагає тримати менталку.

Про переваги й недоліки тайм-трекінгу

Цей допис я оригінально публікував минулого року у своєму Телеграм-каналі

Уже кілька років я детально відстежую, скільки часу у мене йде на кожне робоче завдання і скільки часу я витрачаю на роботу щодня.

Виглядає це як ексель-табличка, у якій на кожен тиждень року відведений окремий аркуш. В аркуші біля 30 рядків на різні проєкти і завдання, якими я займаюся, і 7 колонок на кожен день тижня.

Перед початком кожного тижня я планую загальні завдання і прикидаю, скільки часу на що піде. Потім протягом кожного дня регулярно записую, скільки часу на що пішло. Оцінюю з точністю до 15 хвилин, але заповнюю рідше. (Потрібно лише поставити цифру у відповідному рядку відповідної колонки, тому це не займає багато часу. Щоб згадати, коли над чим працював, можна поглянути в календар або історію браузера).

Важливо, що враховується лише реальна робота, а не фізичне перебування в офісі чи сидіння за комп’ютером.

Формула підраховує, скільки часу я загалом пропрацював за день і скільки часу витратив на кожне завдання за тиждень. Наприклад, минулого четверга я працював 9 годин загалом, а у другий тиждень січня — 55 годин. На дописування цієї статті (на основі транскрипту інтерв'ю і плану, які в мене вже були раніше) пішло 2,5 години, а на написання допису, який ви зараз читаєте — 45 хвилин.

Велика перевага такого підходу — це зробило мене більш організованим і допомагає менше прокрастинувати. Якщо я просиджу дві години перед комп’ютером, але половину з цього часу буду скролити у твіттері, у робочий час буде зарахована лише одна година. Тому short-term temptation посидіти в соцмережах заміняється на short-term incentive поставити собі красивішу цифру в табличку :)

Інша перевага — починаєш реалістичніше оцінювати, скільки часу йде на яке завдання. При плануванні ми часто переоцінюємо свої сили і недооцінюємо, скільки часу потрібно на які справи; у підсумку робочий імейл, на який виділив собі 10 хвилин, займає півгодини. Якщо відстежувати і занотовувати, скільки часу йде на яке завдання, з часом починаєш планувати свою роботу реалістичніше.

Додатковий бонус — краще розумієш ціну свого часу: як фінансову, так і метафоричну.

Звичайно, тут є й обмеження. Якщо фокусуватися на відстеженні робочого часу, можна забути про те, що деколи треба попрацювати не довше, а розумніше — а деколи треба загалом відпочити. Тому в роботі намагаюся балансувати тайм-трекінг з іншими особистими метриками, які складніше підрахувати. Поза роботою — залишати неструктурований час, «продуктивність» якого ніяк не вимірюється.