Чому на роботі ми пишемо імейли замість того, щоб працювати — і як побудувати робочі процеси ефективніше
Огляд ідей із книжки “A World Without Email” Кела Ньюпорта
Мабуть, ви стикалися із проблемою: (занадто) багато вашого робочого часу йде на листування з колегами, а часті повідомлення у месенджерах відволікають від важливих завдань. Як результат, на основну роботу — наприклад, власне написання коду чи редагування текстів — залишається менше часу, ніж потрібно.
Якщо не стикалися з цією проблемою, вітаємо! Але тоді ви у меншості серед працівників інтелектуальної сфери. За американськими дослідженнями, типовий офісний працівник відкриває свою електронну пошту десятки разів на день і надсилає та отримує понад 100 повідомлень кожного дня.
Якщо у вас замість електронної пошти чатики у Телеграмі або Слеку, суті це не змінює. Постійний потік неструктурованої текстової комунікації відволікає нас від важливої роботи — і краде цінний робочий час.
Американський дослідник Кел Ньюпорт присвятив цій проблемі свою нову книжку “A World Without Email: Reimagining Work in an Age of Communication Overload” (#видайтеукраїнською). Я прочитав її у перервах між відписуваннями на робочі мейли — і переповідаю для вас найцікавіші ідеї.
Звідки проблема — і чому це проблема
Основна теза Ньюпорта — сучасні працівники інтелектуальної сфери оперують за принципом, який він називає «гіперактивним колективним розумом» (hyperactive hive mind). Ми організовуємо робочі процеси шляхом «неструктурованих та незапланованих» імейлів і текстових повідомлень.
Якщо нам потрібно щось уточнити у колег чи попросити їх щось, найпростіший спосіб — написати швидке текстове повідомлення. Корпоративна культура передбачає, що ми відповідатимемо на робочі повідомлення швидко. Якщо робочі процеси тримаються на цьому, то довго не відповідати — неввічливо та непродуктивно для команди.
У результаті це призводить до порочного кола, при якому ми змушені усе довше й усе частіше відписувати на мейли замість того, щоб займатися своєю основною роботою. Як пише Ньюпорт, для багатьох людей «робочі дні перетворюються на сізіфові битви із їхніми поштовими скриньками».
Важливе уточнення: Ньюпорт пише саме про робочу комунікацію, а не імейл як технологію в принципі (у неї є ще багато корисних застосувань — наприклад, розсилка Old York Times😉).
Наскільки ця проблема поширена? Очевидно, що вона по-різному проявляється у різних робочих ролях. Умовно, SMM-менеджеру зазвичай треба більше листуватися за робочими питаннями, ніж професорці в університеті. Але у тому чи іншому обсязі проблема зачіпає більшість працівників інтелектуальної сфери.
Ще коли я читав книжку, я провів опитування серед ближчої до нас із вами аудиторії — у своєму Телеграм-блозі Long Telegram. Як бачите, майже половина респондентів указали, що неструктурована комунікація імейлом чи у месенджерах у їхній роботі є великою проблемою. Для чверті це створює незручності, і лише третина опитаних не стикаються із такою проблемою.
Чому це проблема? Як мінімум постійні відволікання на імейли та іншу переписку роблять нас менш продуктивними.
Одне дослідження, яке цитує Ньюпорт, показує, що більшість працівників інтелектуальної сфери зазвичай не мають можливості попрацювати сфокусовано та без відволікань навіть протягом години. Постійна багатозадачність і перемикання між різними завданнями мають негативний вплив — у такому режимі будь-яке завдання складно виконати якісно.
Режим «гіперактивного колективного розуму» також призводить до зайвого стресу: чи то від нестачі часу на важливі завдання, чи то через втрату важливого контексту у поточній роботі.
То що нам із цим робити?
Ньюпорт приділив 160 сторінок тому, як він пропонує боротися із проблемою. Звісно, усі корисні ідеї в одній статті переказати неможливо — тому виділю чотири цікаві поради.
Важливий момент: багато із порад Ньюпорта спрямовані на власників компаній чи керівників відділів — тобто на менеджерів, які можуть змінити підхід до налаштування роботи в організації та втілити структурні зміни. Але й корисні поради для персональної продуктивності він також пропонує.
1. Використовуйте дошки завдань — наприклад, Trello чи Flow
Інструменти для проектного менеджементу на кшталт Trello — це хороший спосіб звільнитися від тиранії імейл-скриньки.
Розподіл завдань за тематичними дошками (task boards) дозволяє вам у конкретний момент сконцентруватися на одному завданні і отримувати інформацію лише про нього. Так ви не будете відволікатися, як це буває, коли для виконання завдання треба знайти інформацію на пошті.
Щоб зробити дошки завдань ефективними, Ньюпорт зокрема пропонує робити їх настільки інформативними, наскільки це можливо. Також він радить заміняти імейли на коментарі до карток у цих інструментах. Знову ж таки, це потрібно, щоб там була уся потрібна інформація і не треба було відволікатися для її пошуку.
2. Проводьте робочі зустрічі та онлайн-дзвінки (але грамотно їх плануйте)
Я відправив імейл зараз, мій колега відповів через 20 хвилин — за цей час я вже встиг зайнятися чимось іншим, тому мені треба переключатися назад, щоб відповісти колезі на його уточнювальне запитання. І так кілька разів (чи кілька десятків разів) за день — питання поступово вирішуються, але сконцентруватися на чомусь одному складно.
Рішенням тут можуть бути робочі зустрічі або дзвінки, якщо вони гарно сплановані. Формат, який пропонує Ньюпорт — регулярні «статусні зустрічі» (status meetings), які можна проводити кілька разів на тиждень. Вони мають бути короткими і структурованими.
Типова «статусна зустріч» займає 15 хвилин і складається із трьох частин: 1) огляд зроблених завдань; 2) обговорення складнощів із поточними завданнями; 3) плани на наступні завдання.
3. Створюйте робочі протоколи — навіть якщо це призводить до короткотермінових незручностей
Як пише Ньюпорт, «витративши більше часу наперед, уклавши правила, за якими ми координуємося в офісі (які я називатиму протоколами), ми можемо зменшити кількість зусиль, яка потрібна, щоб досягти цієї координації у конкретний момент — що дозволяє роботі розгортатися значно більш ефективно»
Прикладом протоколу може бути чіткий алгоритм опрацювання нових замовлень: хто відповідає на них, куди заноситься інформація про замовлення, за скільки часу її треба опрацювати тощо. Це дозволить уникнути зайвих питань, а отже зекономить час і сили у довготерміновій перспективі.
Якщо дозволяє робота, це також може бути щось на кшталт «прийомного часу» (office hour, дослівна калька — «офісна година») — конкретний часовий проміжок, коли ви доступні для миттєвих питань колег чи клієнтів. Залежно від вашої роботи, це може бути як дві години на тиждень, так і п’ять годин на день — головне, щоб ще залишався час на більш «глибоку роботу».
4. Використовуйте практику спринтів
Програмісти нерідко вдаються до тактики спринтів — обмежених у часі періодів, коли команда фокусується на одному важливому завданні і працює над ним, поки воно не виконане.
Такий метод можна використовувати не лише у програмній розробці, а й в інших сферах. Спринт може мати формат як п’ятиденної спільної поїздки, так і стандартного робочого дня. Найважливіше — обмежити зайві завдання, як-то рутинні справи чи необов’язкову комунікацію з людьми поза вашою командою.
Де можна почитати більше — і чи варто читати книжку повністю?
Якщо у своїй роботі ви керуєте роботою інших людей, раджу прочитати книжку повністю. Особливу увагу приділіть вступу і другій, практичній частині. Перша частина більш теоретична, тож її можна проглянути по діагоналі.
Якщо вас більше цікавить персональна продуктивність — краще прочитайте іншу книжку Ньюпорта «Не турбувати» (я робив її огляд раніше, вона видана українською)
Окрім самої книжки, почитати чи послухати про ідеї з неї можна тут:
Інтерв’ю Ньюпорта колумністу New York Times Езрі Кляйну (слухати • читати транскрипт)
«Чому імейл робить нас нещасними» — витяг із книжки у New Yorker (читати)
Інтерв’ю із Ньюпортом радіостанції WBUR (слухати і читати)
Читайте також:
Як працювати не відволікаючись на соцмережі — огляд книжки Кела Ньюпорта «Не турбувати»
Якщо вам сподобався цей допис і ви хотіли б отримувати більше оглядів важливих ідей із англомовного медіапростору, підписуйтеся на Old York Times: розсилку і Телеграм-канал.
Якщо уже підписані, розкажіть про нас друзям. Можете почати із того, щоб переслати цей допис. Бажано не на робочий мейл ;)