📔Як планувати час і роботу — мій досвід
А також мета-рефлексія про персональні поради
Привіт! У сьогоднішньому випуску розсилки підпрацьовую як гуру продуктивності (насправді ні):
Замітка про мій досвід планування часу і роботи
Мета-рефлексія про персональні поради
Як планувати час і роботу — мій досвід
Кілька років тому я нарешті сформував для себе систему планування часу й роботи, яка мені зараз підходить. Поділюся кількома порадами зі свого досвіду.
Нічого з цього я не вигадав, теоретики продуктивності все це вже давно описали. Але тут я зберу саме те, що працює особисто для мене.
Дисклеймер: your mileage may vary. Моя робота передбачає балансування між великою кількістю різних проєктів; багато різних типів завдань; трохи синхронних робочих зустрічей, але не критично багато; гнучкий графік.
Перш ніж перейдемо до основного, розберемося з технічним питанням: де вести список справ.
Тут може бути багато хороших варіантів, але для мене особисто найкращий компроміс між функціональністю і швидкістю — це простий гугл-документ:
з одного боку там є якийсь базовий функціонал (наприклад, можна додати посилання і змінювати оформлення);
з іншого боку не треба витрачати багато часу на всілякі bells and whistles, як в Notion чи інших сервісах для гіків продуктивності.
Тепер до основного — три поради з планування:
1) Планувати!
Якщо я не спланую день/тиждень і буду рандомно стрибати від справи до справи, продуктивність від цього постраждає.
У мене є різні рівні планування:
щотижня планую наступний тиждень за кожним днем (це займає десь 30 хвилин);
щодня доплановую/переплановую найближчий день-два (10-15 хвилин);
вкладка з планом на день завжди відкрита — багато разів на день можу вносити дрібні зміни (по кілька секунд).
Загалом повністю погоджуюся з трюїзмом “plans are worthless, but planning is everything”. Плани постійно потрібно адаптовувати і перебудовувати, але сам процес планування дозволяє працювати ефективніше і більш вдумливо.
2) Класична порада з продуктивності — вести список справ у календарі.
Календар змушує не лише планувати завдання, а й реалістично оцінювати час, потрібний для кожної справи, і справді виділяти цей час. Без цієї часової перспективи легко напланувати значно більше, ніж ви реально можете зробити. (Детальніше читайте у класичній статті від Harvard Business Review).
Я не дотримуюся цієї поради на 100% буквально: у гугл-календарі чи його аналогах занадто незручно прописувати конкретні завдання, занадто багато часу йде на оформлення. Але дотримуюся її за духом: мій список справ у гугл-документі поділений за часовими блоками (частини дня => дні => тижні => місяці => беклог/ідеї) і є де-факто календарем.
3) Краще записувати усе, навіть найдрібніші завдання чи довготермінові ідеї, щоб не перевантажувати мозок.
На цю тему існує ціла система Getting Things Done (GTD). Я не заглиблювався у неї, але дійшов до спрощеної її версії.
Що працює для мене:
Якщо з’явилося дуже дрібне завдання, яке можна зробити за 1-2 хвилини, при можливості краще зробити його одразу, а не додавати до планів.
Якщо це не є можливо (наприклад, я сконцентровано працюю над великим завданням або навпаки відпочиваю), одразу надсилаю нотатку самому собі в месенджері або записую на аркуші паперу, а потім час до часу переношу все, що накопичилось, в основний список справ.
Далекоглядні ідеї, на які в осяжному майбутньому немає часу, я також записую, щоб не забути, але окремо від основних справ (у системі GTD це називається “someday/maybe list”). Іноді трапляється вільний час і/або з'являється настрій поробити щось цікаве з цього беклогу.
Мета-рефлексія про персональні поради
Зрідка роблю у цій розсилці і своєму Телеграм-блозі дописи про персональні поради від себе — наприклад, про ШІ чи особисту продуктивність, хоча я й не експерт у цих темах. Також завжди радію таким матеріалам від інших людей, з якими я знайомий, і навпаки майже не читаю книжок про продуктивність й історії успіху.
Чому? Пояснення з одного боку банальне, але з іншого боку варте того, щоб трохи детальніше проговорити:
Бо щоб покращити якусь навичку, у якій ви хочете трохи розвинутися, але об’єктивно не хочете чи не можете стати найкращими, ефективніше вчитися не в топових світових експертів, а в тих, хто на вашому рівні або на один рівень вище.
Умовно кажучи, поради про штучний інтелект краще брати не в Джеффрі Гінтона чи Андрея Карпати, а у вашої знайомої, яка стежить за цим і трохи розбирається. Поради про кар’єрне просування — не в засновника багатомільярдного стартапу, а в трошки успішнішого друга чи колеги.
Журналіст і блогер Метью Іглесіас гарно сформулював це у своїй статті минулого року. Він один із найуспішних політичних оглядачів Америки, але радить читачам брати з нього приклад не в тому, як писати про політику краще (тут у нього об’єктивно унікальний талант, який мало кому доступний), а як підкачати м’язи (він абсолютно не спортивний, але досяг трохи прогресу за останні кілька років).
Стаття під пейволом, але винесу сюди дві ключові цитати:
«Коли хочеш стати кращим у чомусь, природно звертатися до людей, які роблять це найкраще, й намагатися перейняти їхні секрети. І якщо це справді те, що тебе захоплює і до чого маєш хист, такий підхід може бути цілком доречним. Але інколи важливо й корисно домагатися невеликих поліпшень у речах, до яких у тебе немає природних здібностей. І тут, думаю, поради від справжніх майстрів своєї справи можуть бути оманливими…
Тож, думаю, важливо пам’ятати: якщо ти справді хочеш стати кращим у чомусь об’єктивно важливому, і це не те, що ти любиш і що дається тобі природно, то, ймовірно, не варто намагатися наслідувати найкращих у світі. Якщо ти хочеш стати трохи більш охайним, трохи терплячішим із власною дитиною, виробити здоровіші харчові звички або навчити читати того, кому навчання дається повільніше, варто добре поміркувати над тим, що реально можна підтримувати надовго. І орієнтуватися на людей, які роблять маленькі кроки вперед, а не на тих, у кого виняткові результати».